Saber como fazer uma boa gestão de folha de pagamento é um passo importante para manter a sua empresa competitiva no mercado. Por meio desse gerenciamento, você consegue assegurar que os colaboradores recebam corretamente e, com isso, fiquem satisfeitos e mais motivados.
Há vários conhecimentos necessários para fazer uma boa gestão e aprendê-los é um passo importante, pois permitirá que você realize os descontos e faça a quitação dos salários de forma agilizada, eficiente e sem erros.
Quer saber mais sobre o conceito de gestão de folha de pagamento e quais são os passos para torná-la eficaz? Então, continue a leitura e confira nosso artigo agora mesmo!
O que é a gestão de folha de pagamento e como funciona?
A gestão de folha de pagamentos nada mais é que o processo no qual você faz a organização e administração dos salários e benefícios dos colaboradores do seu negócio. Ela pode envolver desde a coleta de dados até o depósito dos valores nas contas dos funcionários.
Nesse sentido, o seu funcionamento está relacionado a uma série de tarefas, como cálculo de horas trabalhadas, descontos a serem realizados, pagamentos de benefícios oferecidos aos profissionais da empresa e muito mais.
Atualmente, existem sistemas que permitem agilizar todas as contas e reduzir os erros. Porém, é preciso entender como utilizá-los, bem como averiguar se atendem às demandas da sua empresa.
Quais os descontos realizados na folha de pagamento?
Existem diversos descontos que podem ocorrer direto na folha de pagamentos. Ao descobrir quais são eles, você garante mais eficiência na hora de realizar os cálculos necessários para quitar os salários dos colaboradores.
Entre os principais descontos realizados estão o do vale-transporte, do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), vale-alimentação e vale-refeição, caso a sua empresa faça o pagamento desses benefícios, FGTS e INSS.
Em geral, o uso de um sistema de qualidade permite a automatização dos cálculos, simplificando a rotina de quem trabalha no RH. Por isso, vale avaliar a contratação de um software adequado para a sua empresa.
Qual a importância de fazer uma boa gestão da folha de pagamento?
Ter uma boa gestão da folha de pagamentos na sua empresa é importante por diversos motivos, como:
- cumprimento da lei — a partir de uma boa gestão, é possível atender tudo o que está previsto na CLT;
- aumento da motivação — com a gestão, você consegue fazer pagamentos sem erros e manter os funcionários motivados;
- elevação da produtividade — com colaboradores empolgados, as chances de ter uma produção elevada são maiores;
- melhora no planejamento — a gestão eficiente garante que sua empresa vai ficar dentro do orçamento previsto e do plano traçado;
- otimiza a imagem — sem atrasos ou erros nos pagamentos, as chances de ter uma boa imagem junto ao mercado de trabalho e atrair talentos são altas.
Como fazer uma gestão de folha de pagamento mais eficiente?
Agora que você já sabe porque é importante fazer uma boa gestão da folha de pagamento, que tal descobrir as melhores práticas que vão te ajudar nessa tarefa? Explicamos algumas delas, a seguir. Confira!
Conte com um bom controle de ponto
O uso de controle de ponto é relevante para identificar se ocorreram faltas, horas extras ou atrasos por parte dos colaboradores. Esses fatores podem levar a reduções ou elevações no valor do salário a ser pago.
Além disso, existem sistemas de controle de ponto que podem ser automatizados e integrados com o software de cálculo da folha de pagamento. Desse modo, fazer as contas e garantir que os valores estão corretos fica mais simples.
Ainda vale ter atenção com os períodos de férias dos colaboradores. É preciso ter cuidado para disponibilizar esse direito no momento adequado, que ocorre a cada 12 meses de trabalho.
Use a tecnologia
Como você viu, a tecnologia é uma excelente aliada para o trabalho dos profissionais de RH, pois permite fazer automatização de cálculos e integrações com outras plataformas que podem ser relevantes para pagar os salários adequadamente.
Por isso, o uso de softwares de folha de pagamento e de controle de ponto é tão aconselhável. Eles podem ser úteis também para fazer as contas referentes aos impostos pagos pelo RH, como IRRF, PIS, COFINS e outros.
Vale avaliar as demandas da sua empresa para buscar sistemas que atendam o que você precisa e caibam no seu orçamento, sem prejudicar o bom andamento do negócio. Assim, você faz automatizações e garante eficiência.
Faça um bom planejamento dos pagamentos
Fazer um planejamento dos pagamentos é essencial para evitar falta de capital de giro ou atrasos nos salários dos colaboradores. Existem diversos fatores que precisam ser considerados nesse sentido.
Por exemplo, avaliar os momentos que entram os pagamentos dos clientes para conciliar as datas de recebimento e quitação de fornecedores e colaboradores é muito importante para manter sua empresa saudável financeiramente.
Além disso, é preciso entender qual é o potencial de contratação da sua empresa a fim de garantir segurança e um orçamento de salários e benefícios adequados à capacidade de pagamento do negócio.
Determine as categorias dos colaboradores
Por fim, vale fazer a categorização dos colaboradores para facilitar os lançamentos nos sistemas e também para transferir os salários em momentos adequados, garantindo motivação e satisfação de todos na companhia.
Por exemplo, você pode classificar os funcionários por departamento que trabalham, pois isso simplifica na hora de fazer os lançamentos. Um bom plano de cargos também é uma ótima ideia para simplificar a classificação.
A partir dele, você consegue entender quem são os colaboradores mais adequados para cada função e ainda simplifica sua vida na hora de fazer os lançamentos relacionados à quitação de salários.
Entendeu quais são os principais cuidados para fazer uma boa gestão de folha de pagamento? A partir deles, você consegue desenvolver um bom trabalho, além de demonstrar uma boa liderança na empresa. Consequentemente, as chances de alcançar relevância no nicho de atuação e aumentar a lucratividade do negócio são altas.
Quer continuar aprendendo como fazer uma boa gestão de pessoas na empresa? Então, confira o nosso post com as melhores dicas para ter um RH estratégico agora mesmo!
